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Verifiche interne

Aree del Sistema Qualità

Area degli audit interni (ISO 9001 – 08 / 02)

Le verifiche interne (audit) sono calendarizzate a cadenza mensile, in modo da coprire in un anno tutti i servizi certificati e quelli non certificati ma afferenti nel Sistema Qualità.
Se necessario un servizio viene verificato a cadenze più ravvicinate.

Al maggio 2021 gli ambiti oggetto di audit nelle comunità terapeutiche erano i seguenti:

  1. Organizzazione e tenuta del Faldone Modulistica Qualità 
  2. Presenza della documentazione esterna da conservare in ufficio operatori
  3. T0702-14 “Vigilanza ASL in comunità” e T0702-18 “Indice Faldone Vigilanza delle comunità terapeutiche”
  4. Faldone Protocolli e T0702-31 “Indice Faldone Protocolli delle comunità terapeutiche”
  5. M0501-3 – Sviluppo Politica Qualità: obiettivi e azioni 
  6. M0705-3 Referenti Interni
  7. M0601-6 – Situazioni critiche di copertura aree operative 
  8. Rispondenza agli standard funzionali regionali: monte ore qualificate 
  9. Cartellino di riconoscimento / badge
  10. Performances: Turn over operatori
  11. Performances: attività formative realizzate
  12. Formazione: verifica dei corsi realizzati dallo staff a campione 
  13. M0801-4b Soddisfazione operatori  
  14. Verifica delle ore di ferie residue
  15. T0601-13 Schema Turnazione
  16. Verifica delle ore da recuperare
  17. M0601-36 “Foglio presenze volontari”
  18. M0601-51 “Calendario presenze Responsabile”
  19. Utilizzo del Mansionario online e conoscenza della PW
  20. M0603-2 “Registro delle manutenzioni sugli immobili”
  21. Verifiche sulla telefonia
  22. Verifiche sulla sicurezza dei dati personali (PRIVACY):
  23. Cartella elettronica – Presenza della certificazione di tossicodipendenza
  24. Cartella elettronica – M0702-3 “Consenso trattamento dati personali utente”
  25. Cartella elettronica – M0702-5 “Consenso per le comunicazioni ai familiari”
  26. Cartella elettronica – M0702-7 “Ricevimento richiesta documenti”
  27. Cartella elettronica – M0702-15 “Contratto di ingresso”
  28. Cartella elettronica – M0702-19 “Richiesta documentazione sanitaria ai servizi invianti”
  29. Cartella elettronica – M0702-13 “Beni assegnati all’utente”
  30. Cartella elettronica – M0702-16 “Autorizzazione copertura spesa sanitaria e sociale”
  31. Cartella elettronica – Aggiornamento cartella
  32. Cartella elettronica – Compilazione dell’ASI
  33. Cartella elettronica – Verifica della registrazione dell’auto somministrazione farmaci
  34. Cartella elettronica – Aggiornamento Inventario proprietà utente
  35. Cartella elettronica – Aggiornamento denaro utente
  36. Tenuta della cartella del minore
  37. Aggiornamento Verbale Riunione
  38. Utilizzo dei moduli d’ordine
  39. Valutazione professionisti dalle comunità 
  40. Valutazione dei fornitori
  41. 08-04 – Performances: fatturato laboratori  
  42. 08-04 – Performances: relazioni di dimissione
  43. 08-04 – Performances: archiviazione FASAS
  44. 08-04 – Performances: programmi conclusi positivamente 
  45. 08-04 – Performances: allontanamenti utenti  
  46. 08-04 – Performances: gestione casse  
  47. M0801-1b “Questionario soddisfazione utente”  
  48. M0705-2  “Minori con limitazioni responsabilità genitoriale”
  49. M0705-6 “Utenti con limitazioni della libertà”
  50. Presa in carico e dimissione utente
  51. M0705-12 – Monitoraggio Post-Care
  52. M0805-1 – Elenco non conformità
  53. Piani di miglioramento in corso
  54. Sicurezza: compilazione del Registro dei Controlli per la Sicurezza Antincendio
  55. Sicurezza: verifica degli infortuni occorsi nella sede
  56. T0603-5 “Protocollo igiene e prevenzione infezioni
  57. M0705-1 “Carta dei Servizi della comunità”
  58. Sicurezza: verifica delle planimetrie esposte e dei pannelli plastificati
  59. Verifiche sulla cucina
  60. Verifiche sulla lavanderia
  61. Verifiche sulla dispensa
  62. T0707-3 “Conservazione e gestione dei farmaci”
  63. M0707-4 “Verifica periodica del pacchetto di medicazione”
  64. T0707-3 “Modalita di conservazione e gestione farmaci e rifiuti sanitari”
  65. Sicurezza: verifica dei dispositivi di protezione individuale
  66. Presenza ed esposizione di quadretti e attestati per la sicurezza

Il Responsabile Assicurazione Qualità sulla base delle evidenze raccolte provvede a valutare il rispetto di ogni singolo aspetto valutato attenendosi alle seguenti indicazioni:

  • Caratteristica perfettamente attesa: valutazione pari a 10 punti (nessuna anomalia riscontrata)
  • Caratteristica sostanzialmente attesa, ma passibile di miglioramento: valutazione da 6 ad 8 punti (anomalia classificata come “Osservazione”)
  • Caratteristica non efficacemente attesa: valutazione da 0 a 4 punti (anomalia classificata come “Non Conformità”) In questo caso la verifica viene ripetuta dopo quattro mesi.

Tutti i risultati delle verifiche ispettive sono oggetto di un rapporto redatto dal Responsabile Assicurazione Qualità, che viene inviato al responsabile della comunità, oltre ad essere a disposizione del Responsabile dei Servizi Socio sanitari e del Direttore Esecutivo.

I risultati sono inoltre riportati nel piano annuale delle visite ispettive interne, che confrontando le diverse sedi produce il valore medio delle verifiche. Le comunità che si trovano al di sotto di tale valore vengono nuovamente verificate dopo quattro o sei mesi.

Dal settembre 2005 al maggio 2021 sono stati realizzati dal Responsabile Assicurazione Qualità Guido Bertelli 272 audit interni alle comunità certificate.