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Verifiche interne

Area degli audit interni (ISO 9001 – 08 / 02)

Le verifiche interne (audit) sono calendarizzate a cadenza mensile, in modo da coprire in un anno tutti i servizi certificati e quelli non certificati ma afferenti nel Sistema Qualità.
Se necessario un servizio viene verificato a cadenze più ravvicinate.

All’agosto 2016 gli ambiti oggetto di audit nelle comunità terapeutiche erano i seguenti:

  1. Organizzazione e tenuta del Faldone Modulistica Qualità 
  2. T0702-14 “Vigilanza ASL in comunità” e T0702-18 “Indice Faldone Vigilanza delle comunità terapeutiche”
  3. Aggiornamento M0705-18 Registro presenze utenti, distinto per comunità e modulo.
  4. Faldone Protocolli e T0702-31 “Indice Faldone Protocolli delle comunità terapeutiche”
  5. M0501-3 – Sviluppo Politica Qualità: obiettivi e azioni 
  6. M0705-3 Referenti Interni
  7. M0601-6 – Situazioni critiche di copertura aree operative 
  8. Rispondenza agli standard funzionali regionali: monte ore qualificate 
  9. Cartellino di riconoscimento / badge
  10. Performances: Turn over operatori
  11. Performances: attività formative realizzate
  12. Formazione: verifica dei corsi realizzati dallo staff a campione 
  13. M0801-4b Soddisfazione operatori  
  14. Verifica delle ore di ferie residue
  15. T0601-13 Schema Turnazione
  16. M0601-10 Ore da recuperare 
  17. M0601-36 “Foglio presenze operatori in servizio”
  18. M0601-51 “Calendario presenze Responsabile”
  19. Utilizzo del Mansionario online e conoscenza della PW
  20. M0603-2 “Registro delle manutenzioni sugli immobili”
  21. Verifiche sulla telefonia:
  22. Verifiche sulla sicurezza dei dati personali (PRIVACY):
  23. FASAS – Tenuta del FASAS utente in base all’indice M0705-20
  24. FASAS – Presenza della certificazione di tossicodipendenza
  25. FASAS – M0702-3 “Consenso trattamento dati personali utente”
  26. FASAS – M0702-5 “Consenso per le comunicazioni ai familiari”
  27. FASAS – M0702-7 “Ricevimento richiesta documenti”
  28. FASAS – M0702-15 “Contratto di ingresso”
  29. FASAS – M0702-19 “Richiesta documentazione sanitaria ai servizi invianti”
  30. FASAS – M0705-4 “Piano Educativo Individualizzato”
  31. FASAS – Compilazione dell’ASI
  32. FASAS – Compilazione delle Life Skills
  33. FASAS – M0702-13 “Beni assegnati all’utente”
  34. FASAS – M0702-16 “Autorizzazione copertura spesa sanitaria e sociale”
  35. FASAS – M0705-13 “Autosomministrazione farmaci”
  36. FASAS – M0706-1 “Inventario proprietà utente”
  37. FASAS – M0706-3 “Denaro utente” e M0706-4 “Informativa sul denaro utente”
  38. Tenuta della cartella del minore
  39. CARTELLA DEL MINORE – M0705-15 “Piano Educativo Individualizzato del minore in comunità terapeutica”
  40. Utilizzo dei moduli d’ordine
  41. Valutazione professionisti dalle comunita 
  42. Valutazione del fornitore per alimentari e detergenti  
  43. 08-04 – Performances: fatturato laboratori  
  44. 08-04 – Performances: relazioni di chiusura programmi  
  45. 08-04 – Performances: archiviazione FASAS
  46. 08-04 – Performances: programmi conclusi positivamente 
  47. 08-04 – Performances: allontanamenti utenti  
  48. 08-04 – Performances: gestione casse  
  49. M0801-1b “Questionario soddisfazione utente”  
  50. M0705-2  “Minori con decreto tribunale”
  51. M0705-5 “Verbale Riunione”
  52. M0705-6 “Utenti con limitazioni della libertà”
  53. M0705-7 – Dimissione utente
  54. M0705-12 – Monitoraggio Post-Care
  55. M0805-1 – Elenco non conformità
  56. Piani di miglioramento in corso
  57. Sicurezza: compilazione del Registro dei Controlli per la Sicurezza Antincendio
  58. Sicurezza: verifica degli infortuni occorsi nella sede
  59. T0603-5 “Protocollo igiene e prevenzione infezioni
  60. M0705-1 “Carta dei Servizi della comunità”
  61. Sicurezza: verifica delle planimetrie esposte e dei pannelli plastificati
  62. Verifiche su cucina e lavanderia
  63. Verifica Registro AGEA
  64. Verifica della dispensa
  65. T0707-3 “Conservazione e gestione dei farmaci”
  66. M0707-4 “Verifica periodica del pacchetto di medicazione”
  67. T0707-3 “Modalita di conservazione e gestione farmaci e rifiuti sanitari”
  68. Sicurezza: verifica dei dispositivi di protezione individuale
  69. Presenza ed esposizione di quadretti e attestati pe rla sicurezza

Il Responsabile Assicurazione Qualità sulla base delle evidenze raccolte provvede a valutare il rispetto di ogni singolo aspetto valutato attenendosi alle seguenti indicazioni:

  • Caratteristica perfettamente attesa: valutazione pari a 10 punti (nessuna anomalia riscontrata)
  • Caratteristica sostanzialmente attesa, ma passibile di miglioramento: valutazione da 6 ad 8 punti (anomalia classificata come “Osservazione”)
  • Caratteristica non efficacemente attesa: valutazione da 0 a 4 punti (anomalia classificata come “Non Conformità”) In questo caso la verifica viene ripetuta dopo quattro mesi.

Tutti i risultati delle verifiche ispettive sono oggetto di un rapporto redatto dal Responsabile Assicurazione Qualità, che viene inviato al responsabile della comunità, oltre ad essere a disposizione del Responsabile dei Servizi Residenziali e del Presidente.

I risultati sono inoltre riportati nel piano annuale delle visite ispettive interne, che confrontando le diverse sedi produce il valore medio delle verifiche. Le comunità che si trovano al di sotto di tale valore vengono nuovamente verificate dopo sei mesi.

Dal settembre 2005 all’agosto 2016 sono stati realizzati dal Responsabile Assicurazione Qualità Guido Bertelli 173 audit interne alle comunità certificate.